コスト削減事例 広告関係 A社様の事例

コスト削減事例

広告関係 A社様の事例
導入前のお悩み 他社機密書類専用ボックスを9台利用。週に1度、鉄製のボックスごとの定期回収を行ってもらっていたが、人事異動の関係でほとんど人がいない部屋の空に近いボックスも回収・交換されているのを見て、運用に疑問を持った。
請求内容を確認してみると料金体系は1台交換あたりの金額であり、ボックス内に書類が溜まっていようがいまいが定期回収の度に全台回収・交換しているようであった。その部屋の定期回収の頻度を変えてもらおうかとも思ったが、業者には「1台だけの回収頻度を変えるのは出来ない」と返答され、ならば全体の頻度を下げられるかと現場に確認したところ「確かにボックスが満杯になっていない時もあるかもしれないが、書類は出る時期にはボックスが溢れるくらい出るし、頻度を減らしてもらうのは困る」と返されてしまった。
しかし明らかに回収量とコストが見合っているとは言えず、コストカットができないものかと他の業者から資料を貰うものの、他の業者ではセキュリティのレベルが現状から大きく下がってしまう為に検討できない。
そんな中、同ビル内でシオザワの機密ボックスの回収員に遭遇。何気なく「ウチの使っているとこ、聞いたことある?」と聞いたところ、「機密の古参業者さんですね。よくぶつかるし、しっかりしている会社と聞いています」と言われ、それならこの運用も仕方ないのかと諦めようとした。ところが、回収員から「でもウチの方がしっかりしていますし、絶対に安いですよ。もし良ければお問い合わせください」と自信満々の答えを貰い、HPから問い合わせた。
提案内容 まずは排出量を確認する必要があると判断し、現状の業者の回収・交換を全て差し止め、シオザワの機密文書処理サービスの無料トライアルを提案した。
ご担当者様は「例えお試しでコストがかからないとしても、機密を預けるのだから運用に不安があるようであればお願いすることはできない」との答えだったが、シオザワのセキュリティ管理体制をご説明の上、急ではあったがその日の内に自社倉庫・処理場までお連れし、現地の紹介を行った。
そこでご安心頂けた為、具体的なコストのお話に移り「仮に現状の回収台数分の書類をシオザワで回収した場合」のコスト試算を提出。内容は30%のコストカットだったが、「これは最大の場合の料金とお考えください。ひとまず一カ月の書類排出量の流れを見ましょう」とトライアルの実施を決定。
その結果、確かにお客様の書類排出ペースには波があることが分かった。しかしシオザワでは定期回収時に満杯の箱しか回収しなかった為、回収量としては月にして半分程度と判明。シオザワの料金で再試算したところ、コストはおよそ80%カットになることが分かった。
結果 直ちに導入を決め、年間にして800万弱のコストカットに成功。書類が多く出る月でも対応可能な上、書類が多いタイミングは機密ボックスから溢れてしまうという状況も解消。
カットできた金額を営業のインセンティブなどに還元できた為、社内の活気も高まっている。