セキュリティ強化事例 コンサルタント関係 C社様の事例

セキュリティ強化事例

コンサルタント関係 C社様の事例
導入前のお悩み 昔からの付き合いで、他社の機密書類用ボックスを30台利用していた。不便を感じていた訳ではないので他社を検討したことも特になく、運用について口を出したこともなかった。
しかし外部監査の際に機密ボックスの投入口から書類が溢れているところを指摘され、現場の調査を開始。すると投入口から書類が溢れているどころではなく、「誤投入した書類は手を突っ込んで取り出している」というような現場の運用を目の当たりにした。
更に業者を調査したところ、回収された機密ボックスは処理時に開封・選別の上で処理していると判明し、「このままでは機密ボックスの意味がない」「昔からの付き合いがある業者とは言え、投入後の書類が見られてしまうのは問題である」と社内で問題提起され、シオザワ含む複数社を調査・選定した。
提案内容 シオザワが取り揃えている機密ボックスの場合、全製品ともに重量感知・投入口のロック機能がある為、書類が溢れる危険性がないことをご説明。構造上、投入口から手を突っ込んで書類を取り出すということもできないことから、社内での機密文書の管理が徹底できることをアピール。
更に回収する箱自体も密閉式であり、シオザワの回収員でも書類を見ることが出来ず、処理時も開封・選別することなく箱ごと処理出来る為、現状の問題点を全てクリアできることをご案内した。
また現状の問題点として、機密ボックス自体の問題点に起因するものではあるが「誤投入してもあとで取り出せる」という社員の意識を改革する必要があると指摘し、そこについては営業によるセキュリティセミナーを提案。内側からもセキュリティレベルを上げていく施策で、根本から変えていく必要性をお話しした。
結果 複数社を選定した結果、問題点全てをクリアできると言える運用を用意できたのがシオザワだけであった為、シオザワの機密文書処理サービスの導入を決定。
導入当初は社内から「入れてはいけない書類を入れてしまったので、機密ボックスを開けてほしい」という声も出たものの、シオザワのセキュリティセミナーを定期的に開催したところ、およそ半年でそういった声も出なくなった。
シオザワの機密文書処理サービスを導入することにより、書類の管理・処理のセキュリティレベルの向上だけでなく、社員のセキュリティ意識も改善されたと言える。