自社完結型事例 金融業 D社様の事例

自社完結型事例

金融業 D社様の事例
導入前のお悩み 大型の拠点には大型シュレッダーを設置し、その他の事業所等は標準サイズのシュレッダーと他社の機密文書廃棄ボックスを併用。特に社内での規定などはなく、事業所ごとに業者や運用方法を選定していた。
しかし本社の大型シュレッダーの刃が寿命を迎え、刃の研摩料金が非常に高額であったことから、機密文書の処理方法について他の運用がないかと検討。
その際に他の事業所で使用している機密ボックスについても調査したが、セキュリティ管理のレベルが著しく低かった為に本社での導入は決定できず、機密文書処理の運用について非常に悩んでいたところ、他の金融会社からシオザワのサービスを紹介された。
調査した他の機密業者の処理レベルが低かったことから不安を覚え、最高レベルの機密文書処理サービスの提案を依頼。
提案内容 投入後はシオザワ社員でも書類に一切触れない機密ボックス、キューブガードをご紹介。個体管理や運搬状況管理などのセキュリティ体制をご説明した上で、処理についてはシオザワ内で完結できる処理方法を推奨。機密文書の回収から処理まで業務委託の一切ない運用を提案した。
ご担当者様はその時点で「調査していた他の業者と比べるとセキュリティ体制はしっかりしていると思う。しかし、目の前でシュレッダーにかけた方が安全な気がする」とお話ししていたが、「シュレッダーにかけた後の破砕片は誰でも触れる環境にある」「シュレッダー屑を処理したという証明書は存在しない」「シュレッダー屑を復元できるソフトも存在する」という問題点を提示し、必ずしもシュレッダー処理が安全とは言えないことをお話しした。
更にシュレッダー処理とシオザワのサービスのコスト比較を行ったところ、人件費やメンテナンスにかかる費用を含めたランニングコストも大幅に抑えられることが判明。
以上のことから、全社的にサービス導入することにより、セキュリティ向上とコスト削減についてお役立ちできることをお伝えした。
結果 運搬から処理までの一通りの工程にもお立合い頂いた上で、最終処理施設の監査を行い減容した書類の情報末梢レベルをご確認。箱を一切開封せず処理する運用や機密ボックス自体のセキュリティレベルも含め、改めてご安心頂けた。
ただちに機密文書の運用について各事業所を含めた社内規定を作成し、全社的な導入を決定して頂けた。
その後グループ会社様からも「機密文書処理をアウトソーシングしたいが、再委託はできない」という相談を受け、本社様と同様の運用をご案内し、導入を決定。グループ全体の機密文書のセキュリティを保護できる体制となった。