機密文書の管理、廃棄について

情報漏えいの約47%が紙媒体という実態がある中、企業としては、書類をしっかりと管理しなければなりません。
今回は機密文書の処理方法についての初級話をいたします。

機密文書処理として、一般的には自社でのシュレッダー処理と、業者が回収する製紙工場での溶解処理があります。

シュレッダー処理には、目の前で裁断できるというメリットはありますが、大量の機密文書を処理しなければならない時、時間がかかるため、放置されたり、情報漏えいの原因となる可能性があります。また、シュレッダー処理した紙くずはリサイクルに向かないとも言われています。

溶解処理は、製紙工場で水を使って紙を溶かし、その紙は100%リサイクルされます。

溶解処理について、気をつけなくてはならない事は、製紙工場までの回収運搬過程です。
ダンボール箱を機密文書廃棄用として利用していると、書類が簡単に取り出せてしまう危険性があります。

では、どのように日常的に発生する機密文書を管理したらいいのでしょう?

鍵付きで、投入した書類を取り出すことの出来ない構造のキャビネット。
そんな安心システムを提供している株式会社シオザワ リンクル事業部のキャビネットを紹介します。

*お客様からの不安の声ベスト3*

①キャビネットの投入口から書類を取り出せたりしませんか?
→シオザワのキャビネットなら、投入口に手が入らない構造で安心です。

②キャビネットの投入口から書類が溢れ出したりしませんか?
→シオザワのキャビネットなら、機密書類がいっぱいになると、自動的に投入口が閉まる構造で安心です。

③回収途中で開封、分別する業者もいるそうですが、人目に触れるリスクが大きいのが心配です。
→シオザワのキャビネット(キューブガードW)なら、内箱を回収し、未開封のまま溶解処理をするので安心です。

株式会社シオザワ リンクル事業部のキャビネットシステムなら、お客様の環境にあったキャビネットのご提案が出来るので、安心してご相談して頂けます。

また、廃棄作業を委託する場合は委託先が確実に廃棄した事を証明書等により確認する必要があります。
(特定個人情報保護委員会事務局:マイナンバーガイドラインより 抜粋)
株式会社シオザワでは回収から処理までをQRコードを使用し、お客様の大切な機密書類の追跡が出来ます(トレサビリティシステム)さらに、ID・パスワードを発行し、溶解証明書の閲覧が可能です。

機密文書処理のプロフェショナル株式会社シオザワは物理的安全管理構築のお手伝いを致します。

 

機密文書処理なら株式会社シオザワ リンクル事業部まで