手間の軽減と社内統制事例 ソフトウエア関係 B社様の事例

手間の軽減と社内統制事例

ソフトウエア関係 B社様の事例
導入前のお悩み 本社では他社製の機密ボックスを利用していたが、各事業所は書類量が少ない為にシュレッダーでの機密文書処理をしていた。
しかし全社的に社員数が増えたことにより、書類排出量も増加。各事業所ではシュレッダー自体の劣化が進み、シュレッダー業務に時間がかかるように。現場はシュレッダーの買い替えを本社に要求したが、多少の不調程度で新たにシュレッダーを買う訳にはいかず、効率の悪いシュレッダー業務を余儀なくされた。
その結果シュレッダー業務が面倒になった社員は機密書類を溜め込み、それらの処理は不定期に新人に丸投げされた。新人は正当な教育を受ける時間が圧迫されるだけでなく、遅れを取り戻そうとし残業時間も伸びる形になってしまった。
これを受け、本社は各事業所の機密文書の処理方法を本社と同様の機密ボックスでの運用に変更することを検討。現状の業者に「機密文書の処理における社内統制の為、各事業所でも導入したい」と相談したところ、都内でも行けないエリアが幾つかあると返答。更に「ホチキスやクリップなどは入れないよう、分別の教育を徹底してほしい」と要求されたが、そうした場合また投入や分別を面倒がる社員が出てくるのではないかと懸念。
手間のかからない処理方法を考えていたところ展示会でシオザワのビッグガードを発見し、検討に至った。
提案内容 ホチキスやクリップだけでなくドッヂファイルなどもそのまま投入できる機密ボックス、ビッグガードでの運用をご案内。
廃棄する書類は全てビッグガードに投入するという社内規定案を作成・提出することで、機密文書処理における手間の削減だけでなく、社内の書類取り扱いの統制を促し、結果的に全社的なセキュリティ向上ができることを提案した。
ご担当者様は当初「まだ使えるシュレッダーが勿体ないので、苦情が出た事業所のみ機密ボックスでの運用に切り替える」というお考えであったが、「シュレッダー処理を続ける事業所から不平が出るだろう」と、シオザワでのシュレッダー買い取りサービスを紹介。全事業所で一斉に運用を変更することをオススメした。
また拠点が全国に複数あることから、全国回収可能なプランを構築。上記の様な効果を全事業所でもたらしながら、本社ご担当者様による管理も容易にできることをご案内した。
結果 「書類は全てビッグガードに入れれば良い」というシンプルな運用・指導が功を奏し、各事業所内に溜まっていた処理待ち書類が一掃され、機密漏洩のリスクが激減。
その効果に併せ、業務効率化の効果が目覚ましく、全事業所での残業時間の減少が見られた。シュレッダー業務や分別作業によって圧迫されていた時間がなくなることで社員は業務に集中でき、新人教育についても以前よりも効率の良い時間の使い方ができるようになったと言える。
また、これまで産業廃棄物で処理していたドッヂファイルも全てビッグガードに投入することにした為、産業廃棄物の処理料金も軽減されると言った意外な効果も表れた。