情報漏洩の原因のほとんどは人的ミスによるものが多いのですが、まだまだ企業の認識不足で自社の社員はそんなミスはしないと危機管理を行っている企業が多いのが現状です。
最近でも書類に関して以下のような管理ミスでのニュースがありました。
漏洩日時 2021/9/28,9/29 漏洩内容 氏名/住所 漏洩件数 68件
明日香村にて廃棄予定の個人情報を含む文書類が盗難され、他県の県道に散乱。同村にて、資源ごみとして廃棄するために役場本庁舎資源ごみ保管場所へ搬入されていた、観光パンフレット約 300 部および個人情報が記載された書類5枚を含む廃棄対象文書1,200 枚程度が盗難され、三重県名張市南町地内の県道上に投棄散乱していた。
地域住民からの通報により、名張警察署が回収し当該書類を確認したところ、同村に関係する書類であることが確認されてため、同村総務財政課にて、回収された書類を調査した結果、ごみ保管場所から盗難された書類であることが確認された。当該ごみ保管場所は、夜間は施錠されているが、日中は出入りが可能であったことから意図的に第三者が持ち出し、投棄したと考えられることから、橿原警察署へ盗難届の提出を行った。同村は、再発防止策として、保管場所の終日施錠し出入の管理を実施し、処分の徹底と防犯対策の徹底を行うとしている。
こちらの漏洩ニュースの原因はそもそも個人情報を含む書類を適切に処分せず、ごみとして廃棄していたことが原因だと思います。
漏洩日時 2021/10/21 漏洩内容 氏名等 漏洩件数 不明
こちらのニュースも同じように個人情報を含む書類をごみとして廃棄してしまったケースです。
相模原市にて個人情報を含む公文書を不適切処理。同市向陽こどもセンターの職員が、児童の名簿等の個人情報が含まれる公文書を持ち帰り、一般ごみとして自宅近くのごみ・資源集積場所へ排出していた。
排出した袋が不透明であったことから、収集業者により回収可能かどうか確認したところ、同市に関係する書類であることを確認したため、報告したことから本件が発覚。なお、当該書類は、通常1年間施設で保管した後に溶解処分をしている。同市は、公文書の適正管理および個人情報保護の取り扱いについて改めて意識付けを徹底し再発防止に努めるとしている。なお、個人情報が外部に流出した事実は確認されていない。
上記のように最近ではテレワークが進み、機密文書にあたる書類を自宅に持ち帰るケースも多くなっているかと思いますが、たまに出社した際に、自宅で溜めていた書類を時間のかかるシュレッダーで処理するのは面倒なので、不要になった際ごみとして廃棄してしまう可能性もありえるという事です。
弊社では、シュレッダーにかける手間を無くし少しでも社員の負荷を減らすことで書類の間違った廃棄を減らせるようなオフィス内の管理ツールをご提案しております。
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