どのような企業でも少なからず「社外秘」の機密文書は存在します。
機密文書だからこそ、取り扱いには細心の注意が必要なはずですが、平成30年4月2日、大阪市内の路上で個人情報を含む機密文書などが散乱する事故が起こりました。
散乱していた機密文書は、排出者より廃棄業者に依頼されていたもの。
トラックで運搬中に誤って落としてしまったということです。
数日をかけて職員が回収作業を行い、約840枚の書類が回収されたものの、散乱した書類の総数すら把握できていなかったようで、すべて回収できたのか不透明なまま情報漏洩のリスクが発生しました。
当該排出者の話では、「機密文書の廃棄の際はシュレッダーなどで裁断処理をしてから行う」との取り決めがなされていたようですが、今回の案件では適切な処理がされていなかったということです。
なぜ、この様な機密文書散乱事故が起こってしまったのでしょうか？
当社では、以下のような理由があったのではないだろうか考えています。
セキュリティ意識の問題
年度末で文書の廃棄量が増え、シュレッダーで処理できる量ではなくなってしまったのではないでしょうか。
その結果、文書廃棄の手間がわずらわしくなり、文書をシュレッダーにかけることなく、一般ごみとして廃棄をしてしまったと考えられます。
廃棄を依頼された業者のセキュリティの問題
運搬中に文書が落ちてしまうということは荷台が密閉された車輌ではなかった可能性が非常に高いと思われます。
文書の廃棄は業者に引き渡されただけで終わるものではありません。
最終処理がしっかり完了するまでは、情報漏洩のリスクは常につきまといます。
当該排出者では、そこまでの認識が無かったのではないでしょうか。
今回の廃棄業者を選ぶ際に入札によって業者を選定？
これは当社の憶測になりますが、運搬中のセキュリティや処理までの流れなどは考慮されず、価格のみによって、業者の選定が行われていたのではないでしょうか。
大切な機密文書を廃棄する際の業者選びは正しかったのでしょうか？
もちろん価格も気になるところではありますが、”機密”を扱う以上、セキュリティの面もしっかり考慮する必要があると考えます。
コストばかりを気にして、リスクをないがしろにしていると情報漏洩によって取り返しのつかない損害を被ることになってしまうからです。
機密文書の廃棄業者選びは慎重に
シュレッダーはとても手軽な処理方法ではありますが、量によっては手間が掛かり社員の方の負担にもなってしまいます。
そこで、私たち株式会社シオザワでは、大量の文書廃棄でも手間をかけずに運搬から処理までのセキュリティもご安心頂けるシステムをご提案しています。
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