『機密書類の溶解BOX比較』

コンプライアンスが重要視される現代では、文書廃棄は手を抜くことのできない重要な仕事となっています。
機密情報が洩れることは企業に大きな損害を与えますし、最悪の状況も考えなくてはなりません。
そうなってしまわないように、確実に漏洩しない、安心できる文書廃棄をしていくべきです。

シュレッダー需要の現在

機密文書の廃棄に関して最初に思いつくのはシュレッダーかもしれませんが、
この30年間でシュレッダーを利用している企業は大幅に減りました。
理由は明白で、シュレッダー処理には手間と時間がかかりすぎてしまうからです。
さらに企業の経費面を考慮したときにも、コストパフォーマンスがいいとは言えません。
シュレッダーを利用する場合のコストとしては
リース代(もしくは買取費用)、ごみ袋代、メンテナンス代、電気代等がかかります。
その上で間接的ですが、処理や袋交換、シュレッダー屑の掃除などが必要となり、
その作業に人件費がかかってきます。
近年多くの企業がこの人件費が無駄になっている部分に着目し、シュレッダーではなく、
専門業者への廃棄委託に切り替えるようになりました。
(機密文書の廃棄方法|シュレッダー処理のメリットとデメリット)を参照

機密書類の廃棄を行っている専門業者

業者に切り替えることは問題ないとしても、どの業者にするのか選定していくのが非常に難しいと思います。
各業者によって長所短所はもちろんあるので、ここではそれを見極め、自分の会社に合った企業を選定できるようご案内していきます。

まずシュレッダー以外の機密書類の廃棄方法としては、溶解処理と破砕処理があります。
※溶解処理とは、パルパーと呼ばれる大型ミキサーのような機械に機密書類を投入し、水と機械の撹拌力にてバラバラの繊維になるまで解す(ほぐす)方法です。
※破砕処理とは、トゲのついたプレス機のようなもので紙を砕いてバラバラにする方法です。
処理の工程の中で、金属等の異物があった場合は人の手で取り除く(書類が人目に触れる)ことがあります。

溶解処理の回収BOXの種類

・回収容器(箱型) 回収容器の中にオープン型の段ボール箱 1箱~3箱収容可能 容量20kg~60kg程度
・回収容器(袋型) 回収容器の中に布製の袋 業者により大きさは異なるが1袋収容 容量20kg~40kg程度

溶解処理回収BOXのメリットとしてはシュレッダーに比べ分別や袋交換、ごみ掃除などの手間と処理時間の削減ができることです。また、溶解処理後は再生用紙やリサイクル製品になるため、環境貢献に繋がります。
コスト面に関しては各業者でプランが違いますが、多くはシュレッダーの月々のリース料金程度で済みます。

箱型回収のメリットとして書類の詰まった段ボール箱ごと未開封で溶解処理が出来るため最終処理まで人目につかず処理が可能なことが挙げられます。。
しかし、デメリットとして回収時に大量の紙が投入されていた場合溢れかえってしまう可能性があります。

袋型回収のメリットは箱型回収に比べ、回収時大量の紙が入っていても溢れ返りづらい点です。
デメリットとして、袋は布製のため、袋ごと溶解処理が出来ないので処理時に開封する必要があり機密文書が人目に触れる可能性があります。

破砕処理の回収BOXの多くはタイヤ付きのキャビネット毎回収して空のキャビネットと交換するケースです。
メリットとしては溶解処理同様シュレッダーに比べ、手間と時間を大幅に削減できる点です。
デメリットは先程袋回収の際も述べたように、処理時にキャビネット毎処理が出来ないため、処理時に開封する必要があり、機密文書が人目に触れる可能性があります。
また、キャビネット交換のため、下にタイヤをつけているため、キャビネット事ごとオフィスから持ち出されてしまう可能性がある点も不安要素の一つです。
破砕処理された書類も、再生利用の為に最終的には溶解処理されるため、破砕業者は溶解業者に比べてお客様から機密文書を回収して最終処理されるまでの時間がかかります。

さらにコスト面に関しても、キャビネットごとの運搬では輸送コストがかかるため、割高になってしまう場合が多くあります。

溶解・破砕問わず業者選定で大切なこと

・機密文書の最終処理後に証明書(マニュフェスト)は発行可能か
・処理工場の見学は可能か
なども確認した方が、よりセキュリティが高く安心して任せられる業者を選定できると思います。

ここまでのデメリットをまとめると
・溶解(箱型) 回収時に溢れかえる危険が有る
・溶解(袋型) 処理時人目に触れる可能性がある
・破砕 処理時人目に触れる可能性がある 持ち出される危険が有る 最終処理まで時間がかかる
といったことがあります。

シオザワがすべて解決いたします!

シオザワでは多くのお客様より、前述のようなお悩みをご相談いただき改善に改善を重ねてきました。
現在ご案内しているサービスではキューブガードW(機密文書回収BOX)を主とし、小容量タイプから大容量タイプまでお客様のご要望に沿える様々なキャビネットをご用意しております。
キューブガードWは溢れ返りや漏洩防止のため重みを感知して自動で閉まるシャッターを搭載しております。キューブガードWの回収容器(シークレットキューブ)は上下密閉型の特殊加工が施されており、回収時にキャビネットを開けても溢れ出さない仕様になっています。
処理時も箱ごと未開封で溶解処理されるため人目に触れる心配はありません。

またお客様から回収した機密文書は翌営業日中には処理されます。そのため最終処理されるまで時間がかかる業者に比べ、よりお客様にご安心頂ける特徴になっております。
処理後は電子溶解証明書の発行をしており、監査などがある場合にご利用していただけます。
さらにお客様のご要望に合わせて、処理工場の見学もおこなっており、実際どのように処理されているかお客様自身の目で確認していただくことも可能です。

コスト面についても多くのお客様からコストカット出来たというお声を頂いております。
現在の廃棄方法に比べて、どちらの方が安心できるのか、経費がどれだけ削減できるのか。
お客様にあった廃棄方法を探すお力になれれば幸いです。

シオザワで文書廃棄したらいくらになるのか、もっとセキュリティの詳細を知ってから考えたい、自社監査の関係で工場の見学を先に済ませたいなど、どんな小さなお悩みでも専任の営業担当が迅速にご対応させて頂きますのでお気軽にご相談ください。

機密文書処理なら、株式会社シオザワ リンクル事業部へ機密文書処理なら、株式会社シオザワ リンクル事業部へまずはお気軽にお問い合わせください。