機密文書の管理保管について

企業が扱う書類には法令によって保存が義務づけられている書類が多くあります。
これらは「法定保存文書」と呼ばれ保存期間が定められているため適切な管理が必要となります。
例えば、税務署による税務調査が行われた際などに求められた書類が所定の期間、保存されていないと罰則が適用される場合がありますので注意が必要です。

書類の保存を義務づける法律には、「会社法」「法人税法」「所得税法」「労働基準法」など、あらゆる組織に必要なものからそれぞれの業種に関する法律等があります。
保存期限も永年保存すべき書類から10年・7年・5年以下と分類ごとに様々です。
下記に保存期間別にいくつか例を載せたので参考にして管理を見直してみましょう。

【永年】

分 類 文 書 名
総務・庶務 定款
株主名簿等
登記・訴訟関係書類等
社規・社則およびこれに類する通達文書
効力の永続する契約に関する文書

【10年】

分 類 文 書 名
経理・税務 計算書類および付随明細書
会計帳簿および事業にかんする重要書類
総務・庶務 株主総会議事録
満期または解約となった契約書

【7年】

分 類 文 書 名
経理・税務 決算に関して作成された書類
取引に関する帳簿
給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書
源泉徴収簿(賃金台帳)

【5年】

分 類 文 書 名
経理・税務 監査報告
会計監査報告
人事・労務 従業員の身元保証書
誓約書などの書類
総務・庶務 事業報告
有価証券届出書・有価証券報告書およびその添付書類,提出届出(報告)書の写し
契約期限を伴う覚書・念書・協定書など

【4年】

分 類 文 書 名
人事・労務 雇用保険の被保険者に関する書類

【3年】

分 類 文 書 名
人事・労務 労働者名簿
賃金台帳
労災保険に関する書類
総務・庶務 四半期報告書,半期報告書およびその訂正報告書の写し
官公署関係の簡易な認可・出願等の文書
業務日報・社内会議の記録,軽易な契約関係書類,参照の必要性のある文書など

【2年】

分 類 文 書 名
人事・労務 雇用保険に関する書類
健康保険・厚生年金保険に関する書類

上記のような「法定保存文書」を社内の書庫を利用して保管する場合には、保管スペースの確保や保管場所のセキュリティも万全にする必要があります。さらに保存期限が切れた書類も機密文書にあたるものが多いので処理にも安全性が求められます。このような書類を安全に確実に管理する為に、㈱シオザワでは「外部倉庫」の利用をご提案しております。

外部倉庫にすることで、あらゆるメリットを提供できると考えられます。
例えば、保管スペースの削減により新たなスペースを使ってリフレッシュコーナーの新設や社員の増員、組織変更への対応などが可能になります。さらに、利用頻度の低い書類が無くなることで文書の検索性が向上しオフィスの効率化にも繋がります。

また、社内で保管していると文書管理が大変で必要な書類を探すのに手間がかかるので無駄な人件費がかかります。さらに、情報漏えいの多くは内部の人間による紛失・置き忘れ・盗難などに起因している事が多くそういった情報漏えいや、災害に備えたセキュリティ対策をする事が必要です。外部倉庫に委託する事で紛失や情報漏えいのリスク削減、書類の劣化や災害からの保護ができます。

㈱シオザワでは機密文書の保管に関して、万全のセキュリティとコストダウンのご提案ができます。また、日常の機密文書の処理についてもトータルサポートさせて頂ければ、より一層のメリットをご提供できると考えております。
初めて保管を検討されている方から、すでに他社をご利用中でコストの見直したい方も、是非一度ご相談ください。

株式会社シオザワ リンクル事業部

相談は無料ですのでお気軽にお問合せ下さい。