日々さまざまな仕事をこなしてしている、オフィスワーカーの皆さん。
大切な書類も大量に発生しているのではないでしょうか？
「あの書類どこにしまったかな？」と、今すぐ必要な書類がなかなか見つからない。
誰もがそんな経験をお持ちではないでしょうか？
では１日あたり何分ぐらい書類を探しているのでしょうか？
以前、コクヨが調べた「仕事中に探し物をする時間」では、平均的なビジネスマンで年間150時間も探し物に費やしているそうです。
1日あたり何と20分
なぜ、そんな無駄な時間が生じてしまうのでしょうか？
会社には日々大量の書類が発生し、その中には多くの機密文書も存在します。
では、御社では文書整理・管理のルールが定まっていますか？
個々がマイルールで保管していたりしませんか？
文書整理・管理のルールが徹底されていなことが、書類探しの時間を生む原因になっているかも知れません。
機密文書の整理・管理方法について
機密文書にもさまざまな種類の文書が存在します。
その種類ごとにルールを定め、整理・管理することが大切です。
法定保存年限のある機密文書
機密文書には法律で保存期間が定められているものがあります。
総務に関わるものは2～5年、経理に関わるものは7年、会社法に関わるものは10年と言われています。
※会社によって保存期間が異なったり、法律では定められていない文書も保管期間を設ける必要があるかも知れません。
管理部門ごとで作成される機密文書
経理、財務で作成する文書の大半は法定保存年限があると思われます。
人事からは履歴書、身元保証書、労働者名簿など、個人情報が記載されている文書などがあります。
総務、庶務では株主名簿、総会議事録などなどが該当します。
このような法定保存年限のある機密文書は、期限ごとに分類し保管されることをお勧めします。
日々発生する機密文書
資料をＰＣやタブレットで見ながらの会議が多くなって来ていますが、どうしても紙に出力する場合、メンバー全員がデスクやワゴンに保管している事があります。
果たして、全員で保管する必要があるのでしょうか？
会議資料は日付を明記し、共有保管をすれば、保管場所の減少になります。
紙個別フォルダーなどで保管しておけば、そのまま処分する事も可能です。
営業の見積書や契約書などは、パソコンに保存すれば、再提出する時などもスピーディに出し直しが出来ます。
パソコンに保存する場合も、「進行中フォルダー」、「終了済みフォルダー」などで保存し、タイトルも共通ルールでつけると文書探しも楽になります。
まとめ
機密文書は、法定保存年限のある文章、そうでない文章を分類し、それごとに整理・管理のルールをきちんと定めることが大切です。
株式会社シオザワが年１回大量処理として企業様からご依頼されるのは、法定保存年限のある文書です。
法定保存文書は保存箱に期限を明記し、施錠付の保管庫や保管場所で管理いただき、年度末や決算前後に株式会社シオザワの一括処理をご利用頂いております。
日々発生する機密文書は株式会社シオザワの鍵付きキャビネットやシュレッダーで処理をしましょう。
それでも溜まっていく文書は一カ月に一回、定期的に確認をして処理をする。
更に、年末、年度末には、1年以上見ていない文書も機密文書廃棄処理ルールに従って処理をしましょう。
まずはお気軽にお問い合わせください。
機密文書処理なら、株式会社シオザワ リンクル事業部へ