どの企業でも契約書や見積書、重要保管文書などがあり、これらに対しては適切な処理を施さないと情報漏洩が起き、会社として大損害を被ることになります。
ここでは今現在多くの企業で利用されている処理パターンとして代表的なものを２つご紹介します。
どちらにもメリット・デメリットはあるため、企業に合った方法でお選び下さい。
シュレッダー処理のメリット・デメリット
【メリット】
・自分が処理したいときに即時処理ができること
・目の前で細かく裁断されるため安心感があること
【デメリット】
・大量廃棄に不向き
・ホチキスやクリップ、とじひもなどを取り外す作業による手間と時間がかかること
・シュレッダー屑の袋交換、散らばった屑の掃除の必要があること
・直接的ではないが人件費がかかること
溶解ＢＯＸでの処理のメリット・デメリット
【メリット】
・機密文書を投入するだけで処理時間がかからないこと
・ホチキスやクリップを外す手間がかからないこと
・回収は業者が行うため、従業員の手間がかからないこと
・処理後リサイクルされるため環境貢献が可能なこと
【デメリット】
・その場で即時処理されないこと
・業者選びに時間がかかること
・回収から処理までの工程の状況が分からないこと
溶解ＢＯＸをご検討の方へ
機密文書の溶解ＢＯＸも最近では色々な種類があります。
鍵付のキャビネットで中の回収容器が箱や袋のパターン、キャビネット毎回収する業者もあるなど様々です。
設置容器や回収容器だけに限らず、回収・運搬などの作業に不安がないかなど預けた書類が完全に処理されるまでしっかりとしたセキュリティの基盤がある業者を選定する必要があります。
回収時や運搬、輸送時に情報漏洩してしまったらと考えると不安で仕方ないと思います。
業者選びに関してはISO27001(情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格)やプライバシーマークなどの各種認証を取得している業者や確実に機密書類を廃棄したことを証明する書類を発行できる業者を選択するべきです。
また、回収から処理までの運搬方法や廃棄手順を確かめることや、溶解処理される工場の見学などをしてみるのも良いでしょう。
その上でコスト面も考慮し、精査していけば良い専門業者に出会えるのではないでしょうか。
シュレッダーにも溶解ＢＯＸにもメリット・デメリットはあります。
コストの兼ね合いもあり、総務の方だけで調べて業者を選定するのはかなり難しいと思います。
まずは気になる業者の話を聞いてみるだけでも良いと思います。
株式会社シオザワ リンクル事業部では機密文書の溶解処理を専門に30年間無事故で業務を遂行しております。
お客様の書類廃棄の希望によって、機密文書回収ＢＯＸを用いた定期回収や大量廃棄によるスポット処理など
様々なご対応をさせて頂きます。
回収ＢＯＸに関してもオフィスの規模や排出される紙のサイズに応じた回収ＢＯＸをご用意しております。
また認証に関してもISO27001とＰマークを取得しており、独自開発の回収システムもお客様がご安心頂けるサービスを提供しています。
文書廃棄においてコロナによる苦しい状況でコスト削減の協力が出来れば幸いです。
まずはご相談頂き、各企業様に合った方法や業者を紹介させて頂きます。
機密文書処理なら、株式会社シオザワ リンクル事業部へ
まずはお気軽にお問い合わせください。