溶解処理は機密文書の廃棄方法として、昨今ではかなり知名度があがってきたように思います。弊社でも安全な廃棄方法としておすすめ出来るものとして紹介させていただいておりますが、ひとくちに溶解処理といっても業者によってセキュリティレベルに差があります。処理業者を検討する際には廃棄方法のみではなくその他の部分も比較しなくては本当に安全な業者かは判断できません。
今回は同じ溶解処理の業者でも安全かどうか判断していただく為に廃棄方法以外の部分で比較をしております。
外部認証の取得
分かりやすく比較できるのが外部認証の有無です。PマークやＩＳＯ270001を取得しているかどうかでその業者が情報保護の体制強化をしているかが判断できます。
外部認証をとっていない場合、回収作業員への教育訓練不足があったり、回収業務を委託しているといった可能性もあります。
機密文書の溶解処理業者を検討する上で必須項目と言えます。
㈱シオザワはPマーク・ＩＳＯ270001どちらも取得
廃棄方法を比較
もっとも多い溶解処理の廃棄の方法は段ボール箱に詰めたものを箱ごと回収する方法です。
・段ボール箱を自社で用意する場合
・専用の段ボール箱を業者が用意する場合
と回収業者によって対応が違います。
・サイズが不揃いの余った箱等を使う場合
・安価な段ボール箱を利用する場合
機密専用のダンボール箱と比較して崩れやすく底が抜ける可能性があり、中の書類が飛散するリスクがあるので注意が必要です。
また業者によってはバインダー・クリップ・ホチキスの分別の必要がある場合や中間処理として一度破砕をしてから最終的に溶解処理をする場合もあり、回収業者によって様々です。
㈱シオザワでは専用の強化段ボールを使用
分別の必要なしで中間処理一切なしの未開封溶解処理
最終処理場までの運搬セキュリティを比較
とくに比較していただきたいのは回収の車両です。一般的に使われているのは「箱車」といわれる荷台が箱型で鍵のかかる車両です。他に「平ボディー車」や「パッカー車」といったものがあります。
「平ボディー車」は荷台の上部が開放されているもので搬出中に機密文書が飛散する可能性がありおすすめ出来ません。
「パッカー車」はいわゆるごみ収集車で後部の回転板で機密文書を内部に巻き込む為、運搬中は問題ありませんが内部から出すときに書類が飛散する可能性や人目に触れる可能性があります。
「箱車」については業者によってさらにセキュリティレベルに差があります。
㈱シオザワではトレーサビリティの管理・セキュリティカメラの設置
運搬中のセキュリティも安全
最終処理・処理後について比較
業者によっては回収した書類をすぐに廃棄するのではなく一定量溜まるまで保管して、まとめて処理場にもっていき廃棄をするといったケースもあります。そこで重要なのが証明書の発行が明確かどうかです。業者によっては証明書は発行されるが最終処理がどこでいつ行われたかが明記されないケースもあります。また中間処理の破砕業者まで証明書しか出ないところなどもあるようです。証明書が明確になっているかどうかできちんと機密文書が廃棄されたか判断できます。逆にあいまいな記載しかない証明書は注意が必要です。
また処理工場自体も外部認証をうけている工場かどうか比較してみるのもよいと思います。
㈱シオザワのでは電子証明書を採用・最終処理工場の印の入ったものを利用
このように溶解処理は機密性の高い廃棄方法ですが業者によってセキュリティレベルは同じではないので価格が安いからといった理由だけで業者を選定すると情報漏洩の危険性があるということを認識していただければ幸いです。
㈱シオザワでは安全性を重視した上で低コストのシステムをご提案しております。
是非一度現状との比較検討をしていただければ幸いです。
機密文書処理なら、株式会社シオザワ リンクル事業部へ
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