書類を廃棄する際は、機密文書が含まれている可能性があるため、細心の注意が必要です。
そこで機密文書を廃棄する方法として、
多くの方はシュレッダーでの細断処理を思い浮かべるのではないでしょうか。
シュレダーによる細断処理は機密文書を廃棄する上でとても便利な方法ですが、
その反面様々なリスクも含まれています。
今回は、シュレッダーでの機密文書を廃棄する上での、メリットとデメリットについてお話させていただきます。
シュレッダー処理による機密文書廃棄の2つのメリット
細断処理されるのを確認できる
目の前で機密文書をシュレッダーで細断することにより、
本人がその場で確認できるため安心感を得ることができます。
機密文書が少量であれば手軽に処理が行える
少量の文書廃棄であれば、
空いた時間に手軽にシュレッダー処理をすることができるので、
時間とコストが軽減できます。
シュレッダー処理による機密文書廃棄の4つのデメリット
『紙粉の発生』
細断した際に発生する紙粉は、
袋の交換時に床に散乱し掃除が必要になります。
また、紙粉吸引による人的被害の可能性もあるかもしれません。
『処理中の音』
シュレッダー処理中の音がうるさく、
電話口に漏れる可能性があります。
大企業では、シュレッダー設置場所が執務室内ではない場合が多く、
問題はないと思われますが、多くの企業では事務所内にシュレッダーがそのまま設置されているケースが多く、
細断処理中に電話の声がうまく聞き取れないと言った経験もあるのではないでしょうか。
『大量廃棄にかかる時間』
シュレッダーの性能にもよりますが、
決して安価な商品ではなく、各部署に必要最低限の台数しか設置されていない場合が多いようです。
年末、年度末の書類整理時に発生する機密文書を細断する為に、
シュレッダーの前には長蛇の列。早出をして処理する人もいるとの話も良く耳にします。
そう言う意味では、働き方改革に逆行している。とも考えられます。
『復元の可能性』
シュレッダーで細断処理された紙は人力やソフトで復元が可能です。
このデメリットに関して言えば、
最近ではマイナンバー記載の書類を誤ってシュレッダー処理してしまったものを復元させたというニュースがあった。
ここで疑問に感じることは、シュレッダーで細断処理されたはずのものが簡単に復元できて本当に良いことなのかという点です。
本来、シュレッダー処理は機密を抹消するためのものであり、それが復元できたということは問題ではないでしょうか？
まとめ
シュレッダーによる機密文書の廃棄は、
業者への委託と違い、細断される過程を目視できることで安心感を得ることができますが、
細断が最終的な機密抹消ではないのです。
このようなリスクに対応するため株式会社シオザワは、
お客様からお預かりした機密文書を未開封のまま溶解処理することにより、
復元不可能な状態にして段ボール原紙やトイレットペーパーへとリサイクルしております。
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