オフィスの整理整頓はどうしてる?2|整理整頓・片づけのルールを作ろう。

前回の記事(オフィスの整理整頓はどうしてる?|アドバイザーが教えるオフィス整理収納術
に引き続き、今回もオフィスの整理整頓についてお話したいと思います。

整理整頓をしてもすぐにデスクが散らかってしまう?
せっかく、不必要な物や資料を処分したのに、一か月も経つとデスク回りがなんか雑然としているような!!!
そんな経験をしていませんか?

文具類・備品を使用する際にルールを決めよう

  • 引き出しの文房具類は使ったら元の場所に戻す。
  • 共有で利用する備品も必ず収納場所に戻す。
  • 長時間持ち出すときは、貸出帳に明記するなど、誰が使用しているかを分かるようにしておきます。

文具や備品は意外と簡単に出来そうですね。

意外と大変な文書整理に関しての問題点

1. 文書量が多い
2. 文書の私物化
3. 文書管理全体にルールがない
オフィスにある大量の文書に関しての整理整頓ルール作りがオフィス環境を快適にするキーポイントではないでしょうか?

文書整理についても、しっかりとルールを決めよう

前回の記事同様、使用中、待機、廃棄していいか不明、廃棄と文書整理も要領は一緒です。

例えば、営業職の場合

  • 現在進行中の案件に関する文書
  • 完了した案件の見積書など
  • 会議の議事録や回覧文書
  • お客様と交わした契約書
  • 請求書の控え
  • 前任者から引き継いだもろもろの文書

などなど、瞬時に思いつくだけでも沢山の文書が出てきます。

考えられる文書整理のルール

現在進行中の案件に関する文書
進行中の案件は手に取る事が多いので、個別ホルダーにファイルして、サイドワゴンの取り出しやすい場所に保管。
完了した案件の見積書など
完了した案件関連の文書は、まとめて保存書庫へ移動します。
会議の議事録や回覧文書
会議の議事録等は共通サーバーで管理をする。
お客様と交わした契約書
契約書は管理部門でリストを作り管理をする。
請求書の控え
請求書の控えは入金の金額が正しいか、未入金はないかを確認するために効率良くファイリングし保存期間も社内ルールで決めて管理する。
前任者から引き継いだもろもろの文書
前任者から引き継いだ文書は、上司に確認して、機密文書処理。

まず、手始めにデスク回りの文書から、一か月に一回整理するなど、ルールに基づいて片づける習慣をつけましょう。

整理整頓片づけを習慣化することが、快適なオフィス環境を創ります。

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