『テレワークで増す情報漏えいの危険?コロナ禍での機密文書の保管方法』

  • テレワークでオフィスに不在の時が多く、社内の状況を管理しづらくなった
  • 書類を整理する時間がなく、どんどん溜まっていってしまう

最近、お客様とのお話の中でこのようなお悩みをよく耳にします。
テレワークで満員電車に揺られる必要がなく、使える時間が増えた方も大勢いらっしゃると思います。
さらに、在宅勤務等で様々な資料をデータのみで扱うことが増え、書類の排出量が減った企業も多いのではないでしょうか
ただし、書類が減るとはいえ、完全に無くなるわけではありませんし、会社にいなければ整理をすることもできません。
会社でしかできない仕事もあり、出社しても書類の整理まで手が回らないという声もあります。
このようなお悩みはシオザワが解決することが出来ます。

オフィスにはメモから法定保存文書や機密文書まで様々な書類が存在

オフィスでは、日常の些細なメモから「法定保存文書」と呼ばれる保管が義務付けられているものまで様々な種類の書類が発生します。

メモや資料など、役割を終えればすぐに廃棄できる資料はすぐに廃棄してしまうのが1番です。
しかし、テレワークで管理者の方が不在になることも多くなった今では、廃棄方法にもさらに気を付けなければいけません。
書類が増えると、その中に機密文書も含まれているかも知れませんので注意が必要です。

テレワークで機密文書の管理がずさんに?

  • シュレッダーが面倒でデスクに置かれたままの書類
  • 廃棄用の箱がオープン型で丸見えの状態になっている
  • 満杯になったキャビネットの投入口から書類がはみ出していて意味がない

久しぶりの出社時にこのような状況で呆然としたことはありませんか?
テレワークでオフィスに人が減ったことで管理が行き届かず、情報漏えいのリスクが高まってしまう可能性があります。
シオザワのキューブガードWでは、ホチキス・クリップなど分別の必要がなく書類廃棄の手間を削減し、重量感知シャッターにより自動でキャビネットの投入口が閉まり書類のはみだしを防止するなど、このようなリスクを軽減することが出来ます。
(詳しくは機密文書処理の流れ

シオザワの「キューブガードW」は機密文書の廃棄も安心・安全!

  • シュレッダーからの切り替えで従業員の反応が不安
  • 他社キャビネットを利用中で、上司に説明する材料が欲しい
  • 実際どのように処理されるか知りたい

といったお客様には
無料トライアルや、溶解処理場の見学もおこなっていますのでご相談ください。

法定保存文書の保管期限もにご注意ください!

また、「法定保存文書」と呼ばれる保管が必要な書類は種類によって保管期限が定められています。
(詳しくは機密文書の管理保管について参照)

今までは保管書類をオフィスの中で管理していた企業様では

  • 管理責任者不在で急遽必要になったときに取り出せない。
  • 廃棄が追い付かず書類の量が増えてきてオフィスを圧迫している

このようなお悩みはありませんか?

すでに外部保管倉庫を利用している企業様では

  • 保管と廃棄を別々に依頼していて手間がかかる
  • 適切に保管されているか不安がある

このようなお悩みはありませんでしょうか?

シオザワでは機密文書の保管から廃棄までをトータルサービスでご提案することが可能です。お客様の保管量や廃棄量に応じて適切なサービスをご提案いたします。

また、すでに廃棄業者や、外部保管倉庫をご利用のお客様においても、セキュリティの向上やコストメリットなどでご協力できる可能性がございます。

このような時期だからこそ、見直しを図るお客様も増えています。
在宅勤務でオフィスに不在のお客様ともオンライン会議を利用してお話しさせていただくことも可能です。
お問い合わせフォームよりご連絡をいただければ営業担当よりご連絡をさせて頂き、お客様の状況に合わせた形でご提案させていただきます。

機密文書処理なら、株式会社シオザワ リンクル事業部へ機密文書処理なら、株式会社シオザワ リンクル事業部へまずはお気軽にお問い合わせください。